Proptech Capítulo 5: Software inmobiliario: CRM y PMS en Colombia

Otra de las aplicaciones de la inteligencia artificial en la industria inmobiliaria se trata de los Software inmobiliarios, divididos en dos grandes grupos, los CRM (Customer Relationship Manager), y los PMS (Property Management System)

Como lo hemos mencionado a lo largo de nuestra serie Proptech, lo más importante de la aplicación de la tecnología a la industria inmobiliaria es la gestión de grandes cantidades de información que por sí solos no podríamos manejar y analizar sin tardar enormes cantidades de tiempo.

Queremos contarte cómo este tipo de Software te ayudará a facilitar tareas que parecen simples, pero que, con el tiempo, se vuelven tediosas, optimizando tu tiempo de ventas, el de tus consultores y el de tus clientes.

¿Qué es un CRM o Software inmobiliario?

¿Te has hecho alguna de estas preguntas?:

  • ¿Cómo puedes recordar con exacta precisión cuántos clientes llamaron a tu oficina, qué inmuebles están buscando o han visitado?
  • ¿Evalúas en tu empresa si el equipo hace o no un seguimiento riguroso de los clientes potenciales?
  • ¿Cómo saber a qué clientes vale la pena invertir más tiempo?
  • ¿Tienes ya un listado de inmuebles pero no sabes cómo promocionarlo o gestionarlo?

¡Todas estas respuestas las puedes encontrar en un CRM inmobiliario!

Un CRM, en resumidas cuentas, tiene como objetivo principal mejorar tu gestión de relación con los clientes potenciales de todos tus negocios, de la forma más profesional y directa posible.

Y, para mejorar esta relación, te ayuda también a darle un control más específico a tu equipo de trabajo.

Por ejemplo, mejorando el perfilamiento de tus clientes, el equipo comercial sabrá dónde invertir recursos de seguimiento, y tu equipo de diseño sabrá hacia dónde debe apuntar la estrategia de marketing. 

En general, un CRM te va a ayudar a conocer cómo está avanzando tu negocio en el mundo real, cliente por cliente, y cómo se gestionan los procesos de ventas desde el primer contacto que se tenga con el cliente, hasta el cierre de venta. 

Lo mejor de los CRM es que puedes mantener enormes cantidades de datos ordenados de forma práctica y moderna, accediendo a ellos con solo un clic, llevando un historial de actividades, llamadas, negociaciones, acuerdos y en general de todo tipo de intercambio de comunicación.

El CRM te permite llevar un registro de cotizaciones, reservas y pagos que haya realizado el cliente, no solo contigo, sino con otras empresas, para brindar una atención más personalizada. 

¿Por qué tener un CRM para mejorar mi constructora?

Pese a que podríamos pensar que los CRM están hechos en su mayoría para gestionar únicamente procesos de ventas, en Metropoly sabemos que las inmobiliarias y constructoras no se dedican exclusivamente a vender, también deben captar nuevos negocios o inmuebles y encargarse de la prospección de clientes potenciales para cada uno de sus proyectos. 

Un CRM pensado para el mundo inmobiliario, debe ser tan completo como para enfocarse en estos tres procesos sin descuidar ninguno.

Teniendo esto en cuenta, podemos hablar de las principales ventajas y beneficios de los CRM para mejorar procesos en las constructoras:

  • Registra datos principales de contacto con el cliente: nombre completo, teléfonos, correo electrónico, etc. 
  • Almacena las llamadas o encuentros previos en los que hubo cualquier tipo de interacción con el cliente. 
  • Registra la etapa del proceso de compra venta y una fecha tentativa de cierre de negocios. 
  • Te permite tener una excelente comunicación con tus agentes inmobiliarios.
  • Publicación de forma eficaz en los principales portales inmobiliarios.

Al guardar todo el contacto y la información que puedas tener con un cliente potencial, es posible medir de forma más precisa cómo mejorar y fortalecer los procesos de ventas y de recepción de clientes, y le ayudará a tu equipo de ventas a mantenerse informado y a ofrecer un mejor servicio y seguimiento.

Adicional a esto, cuando un CRM te permite crear publicaciones de tus propiedades para tus páginas web y para portales inmobiliarios reconocidos, vas a automatizar un proceso que puede requerir mucho tiempo, con el fin de buscar mejores clientes potenciales.

Algunos CRM en Colombia

Arrendasoft

Propuesto para fortalecer la administración inmobiliaria en su totalidad, Arrendasoft se enfoca en las siguientes funciones:

  • Facturación electrónica: Cumpliendo con la normatividad exigida por la DIAN y con el fin de tener un control documental de envío y recepción de documentos y reducir tiempo y costos.
  • Gestión administrativa: Administrando de forma ágil y práctica información sobre clientes potenciales, propietarios, proveedores, contactos, agentes inmobiliarios y empleados. Ofreciendo también un servicio de PQR para tener una adecuada retroalimentación de clientes.
  • Gestión comercial: Se pueden ingresar datos de inmuebles y proyectos de forma muy sencilla.
  • Gestión financiera: Simplificando procesos de facturación como pagos, egresos, liquidación de servicios públicos y el manejo de cartera.
  • Contabilidad: Integrado a Software Contable como ContaPyme te permitirá automatizar tus procesos contables sin problemas.
  • Informes y reportes: El Software arroja más de 30 tipos de informes para la toma de decisiones acertada, y para fortalecer las estrategias de negocio.
  • Integración a portales inmobiliarios: El Sofware se encuentra integrado a portales como Fincaraíz, Tuinmueble, Mercadolibre, Appropriate

Smart Home

Como plataforma de administración y gestión inmobiliaria ofrece este Software para apoyar las siguientes funciones:

  • Proceso de venta: Manejo de datos de clientes en la sala de venta o por medios digitales, administración de base de datos. Unificación de listas de precios, manejo de inventario de inmuebles en línea (unidades vendidas, reservadas, disponibles). Generación y manejo de cotizaciones en tiempo real y planes de pagos y separaciones.
  • Gestión digital de ventas: Centrado en transformar el proceso comercial en un proceso de atención y venta virtual enfocado en los clientes potenciales digitales, para preparar los equipos comerciales para una óptima atención virtual desde un mismo lugar y en tiempo real.
  • Equipo de ventas: Programación de metas de ventas individuales y por proyecto, indicadores de gestión de los vendedores, liquidación automática de comisiones e incentivos de venta.
  • Gestión de Leads: Manejo en línea del estado de los leads, y creación de campañas comerciales por e-mail.
  • Asistente virtual inmobiliario: Se trata de una  herramienta digital especializada en la comercialización de proyectos inmobiliarios utilizando inteligencia artificial para estar todo el tiempo disponible para el cliente. El asistente virtual se integra a la pagina del proyecto, y los clientes podrán interactúan y cotizan inmuebles de manera ágil y natural.
  • Gestión de cartera: Programación de planes de pago (Cuotas Iniciales / Crédito / Subrogación). Proyección y flujo de caja. Integración con software contable y reportes gerenciales en tiempo real.
  • Trámites: Gestión documental de trámites, solicitud de requisitos del trámite y control de tiempos. Control y seguimiento a la gestión documental y métrica del procedimiento a la promesa de compra venta, liberación de inmueble, escritura, pre-entrega, desembolso y entrega del inmueble.
  • Postventa: Una efectiva comunicación con los clientes en la posventa, para conocer la retroalimentación de los mismos y mejorar la calidad de la empresa.

¿Qué es un PMS o Software de propiedad horizontal?

Un PMS (Property Management System), es un sistema operativo de gestión, que se utiliza para mejorar y automatización las principales funciones administrativas de un hotel o de una propiedad horizontal.

En el caso de los hoteles, se utiliza principalmente la gestión de reservas de habitaciones y salones, check – in/out, ventas, marketing, gestión del mantenimiento, proveedores entre otras funciones.

En el caso de su uso para la propiedad horizontal, se le atribuye la gestión y digitalización como los procesos de reservas de zonas comunes, calendario de eventos, votaciones, encuestas y control de acceso, y la gestión administrativa y de personal, como la compañía de seguridad y aseo, los sistemas contables, entre otros.

La idea de un Software de este estilo es que sea muy sencillo y accesible desde cualquier dispositivo, además de tener disponibilidad para conectarse con otros software que lo complementen.

¿Cuáles son las ventajas de un Software de propiedad horizontal?

El software de propiedad horizontal es una herramienta fácil de utilizar, que brinda sencillez para la administración y es un medio de comunicación moderno para los residentes. 

Tiene como principal objetivo, más allá de la administración de de copropiedad, hacer eficiente la entrega de información y reducir costos de papeleo innecesarios.

Los software están diseñados para gestionar desde las tareas más sencillas, hasta las tareas contables más exigentes, arrojando una información pertinente y veraz, que facilite la toma de decisiones en una copropiedad y que concrete los objetivos de la comunidad.

Algunos PMS en Colombia

Propiedata

Este Software se caracteriza por tener las siguientes ventajas:

  • App movil para residentes: Encargada de gestionar pagos en línea, hacer solicitudes al administrador y hacer reservas de zonas comunes online.
  • Plataforma de administrador: Diseñada para que el administrador automatice la facturación, y concilie pagos.
  • Plataforma de consejo: En la cual se pueden encontrar los informes contables y administrativos 24/7 para su consulta.

Edifito

Además de las características ya mencionadas, este Software se diferencia por hacer una gestión en el control de acceso de los residentes, mantenimiento de instalaciones, la comunicación efectiva con los residentes, y los informes mensuales necesarios para que toda la comunidad tenga conocimiento de los gastos y beneficios que genera la copropiedad.

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